Accede con tu email
Clientes, presupuestos y facturas en un solo sitio.
| Nombre | NIF | Email / Teléfono | Ciudad | Facturado |
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| Producto | Descripción | Precio | IVA |
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| Fecha | Nº | Cliente | Concepto | Total | Estado |
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| Fecha | Nº | Cliente | Concepto | Base | Total | Estado |
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trata datos personales en esta aplicación. Aquí se explica qué datos son, para qué se usan, con qué base legal, cuánto tiempo se guardan y quién más los toca — tal y como la aplicación funciona hoy.
Quién responde de tus datos
Responsable del tratamiento: Decide qué datos se tratan y para qué; ante él se ejercen los derechos.
Delegado de protección de datos:
Encargado del tratamiento: Ilya Labs, que desarrolla y mantiene la aplicación y trata los datos solo por cuenta del responsable (art. 28 del RGPD). No los usa para fines propios ni los cede fuera de la tabla siguiente.
Una excepción: la bandeja de soporte es de Ilya Labs, que ahí actúa como responsable. Esas incidencias no viven en la base de datos del negocio; para lo que escribas ahí, los derechos se ejercen ante lucas@ilyalabs.es.
Dónde están los datos y quién más los toca
| Quién | Qué hace | Dónde |
|---|---|---|
| Ilya Labs (España) | Mantiene la aplicación; para reparar una avería puede acceder a los datos. Encargado. | España |
| Supabase | Base de datos, cuentas de acceso y ficheros subidos. Subencargado. | Irlanda (eu-west-1) |
| Netlify | Sirve la aplicación y ejecuta sus funciones de servidor; sus registros técnicos guardan IP, fecha y hora. Subencargado. | Irlanda (eu-west-1); las páginas se entregan por su red mundial |
| Resend, Inc. | Envía los correos de la aplicación (código de firma, facturas, avisos). Su papel es entregarlos, no almacenarlos: los datos del negocio no viven allí. Subencargado, solo en los módulos que envían correo. | Estados Unidos |
| Ilya Soporte (Ilya Labs) | Las incidencias del botón de soporte. El widget consulta el servidor de Ilya Labs al usar la aplicación y esa conexión registra la IP. Aquí Ilya Labs es responsable. | Irlanda; sus correos, por Resend |
Supabase Inc. y Netlify Inc. son sociedades estadounidenses, aunque el tratamiento esté configurado en Irlanda. Fuera de esta lista no se comunican datos a nadie, salvo obligación legal.
Salidas fuera del Espacio Económico Europeo
En este módulo, una sola: los correos que envía Resend, Inc. (Estados Unidos) al mandar una factura por email. Esta aplicación no usa la lectura con IA —eso es de Contabilidad y HACCP—, así que no hay ninguna otra salida. La garantía del art. 46 del RGPD que ampara esa transferencia (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o cláusulas contractuales tipo) puede pedirse por el canal de derechos de abajo.
Seguridad
Los datos viajan por HTTPS y se guardan con el cifrado en reposo del proveedor. Al panel solo se entra con la sesión iniciada. En este módulo no hay pantallas públicas: todo está detrás del inicio de sesión, sin enlaces que funcionen sin cuenta. Dentro del negocio no hay roles: toda cuenta ve todo.
¿Estás obligado a dar estos datos?
Los marcados como obligación legal, sí. Los del contrato son necesarios para prestar el servicio. Los basados en consentimiento son voluntarios, y el permiso se puede retirar cuando quieras.
Si estos datos no los diste tú
Puede haberlos introducido el negocio, o llegar importados de otra aplicación — el apartado del módulo dice cuáles y de dónde. Nunca proceden de fuentes públicas ni se han comprado, y tus derechos son los mismos.
Qué trata Ilya Facturación
Datos de los clientes del negocio, incluidos los particulares, y del propio emisor cuando es autónomo, porque entonces sus datos también son datos personales.
| Qué datos | Para qué | En qué se apoya | Cuánto se guarda |
|---|---|---|---|
| Ficha de cliente: nombre o razón social, NIF o DNI, correo, teléfono, dirección completa, forma de pago, régimen de recargo de equivalencia y notas | Poder facturar y cobrar | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c) para lo que la factura debe llevar por ley —nombre, NIF y domicilio del destinatario, también cuando es un particular—, según el art. 6 del RD 1619/2012. Esos datos son obligatorios: sin ellos no se puede emitir una factura válida | Mientras dure la relación; lo que conste en factura, 6 años (art. 30.1 del Código de Comercio) y 4 a efectos fiscales (arts. 66 y 67 de la Ley 58/2003) |
| Facturas y rectificativas: serie, número, fechas, conceptos, importes, «a la atención de», referencia del cliente y campos personalizados | Emitir la factura y llevar el libro registro de facturas expedidas | Obligación legal de expedir y conservar factura (art. 6.1.c RGPD; arts. 164 y 165 de la Ley 37/1992 del IVA y RD 1619/2012) | 6 años desde el último asiento (art. 30.1 del Código de Comercio) y 4 años a efectos fiscales, más lo previsto en los arts. 19 y 20 del RD 1619/2012 |
| Presupuestos: los mismos datos del cliente y las líneas de la oferta | Elaborar y enviar presupuestos y seguirlos hasta que se aceptan o se rechazan | Medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) | Mientras la oferta esté viva. Si se convierte en factura, pasa al plazo de arriba. Si no llega a factura, ninguna norma impone plazo: como referencia, los 5 años de prescripción de las acciones personales (art. 1964.2 del Código Civil) |
| Cobros: fecha, importe, método y nota | Saber qué está pagado y controlar el tope legal de efectivo | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c): el art. 18 de la Ley 11/2021 limita a 1.000 € el pago en efectivo entre empresarios y profesionales | El mismo que la factura a la que se imputa: 6 años / 4 años |
| Retención de IRPF aplicada en la factura | Aplicar la retención cuando el emisor es autónomo | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD; arts. 99 y 101 de la Ley 35/2006 del IRPF y art. 108 del RD 439/2007) | 4 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente |
| Envío de la factura por correo: dirección del destinatario, asunto, cuerpo del mensaje y el PDF completo de la factura | Hacer llegar la factura al cliente | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) | El envío es puntual y la aplicación no guarda copia del correo. Ver el aviso sobre lo que sale de la UE, aquí debajo |
| Facturas recurrentes: cliente, líneas y cada cuánto se emiten | Generar borradores de las facturas periódicas | Ejecución del contrato de servicios periódicos (art. 6.1.b RGPD) | Mientras la plantilla esté activa; las facturas que genere siguen su propio plazo. Sin norma para la plantilla |
Lo que sale fuera de la Unión Europea
Al pulsar «Enviar», la dirección del cliente, el mensaje y el PDF con toda la factura se entregan a Resend, Inc., que es quien envía el correo y actúa como subencargado. Es una empresa estadounidense. Su papel es entregar el correo, no almacenarlo: los datos del negocio no viven allí. El envío lo compone una función de servidor que se ejecuta en Irlanda (eu-west-1), así que el PDF y el correo del cliente se tratan en la Unión Europea hasta el momento de entregarlos. Solo ocurre cuando se usa el envío por correo: si la factura se descarga o se imprime, no interviene nadie más. Sobre la garantía que ampara estas salidas, ver el apartado general de arriba.
Pantallas que funcionan sin cuenta
Este módulo no tiene ninguna: todo está detrás del inicio de sesión. Lo que sí sale fuera es el correo con la factura, que se describe justo arriba.
Quién ve qué, y qué no hay
Dentro del negocio no hay roles ni permisos distintos: cualquier persona con cuenta ve todos los clientes, presupuestos y facturas. Para atender un derecho de acceso o de portabilidad, la aplicación permite imprimir el libro de facturas y los listados, pero no exportar los registros a un fichero de datos. Y en cuanto a la supresión: los clientes y los productos se desactivan, no se borran; el borrado real lo ejecuta Ilya Labs en la base de datos a petición del responsable, y siempre con el límite de lo que hay que conservar por obligación fiscal y mercantil.
Si no fuiste tú quien dio estos datos
Si eres cliente, tu ficha la creó el negocio con los datos que le diste al contratar o los que necesita para emitirte una factura válida. No proceden de fuentes públicas ni se han comprado a nadie.
Descripciones y campos libres
Este módulo no está pensado para datos especialmente protegidos. Las descripciones de las líneas y los campos personalizados son texto libre y salen impresos en la factura: no deben escribirse ahí alergias, dietas médicas ni ningún dato de salud —por ejemplo, «menú sin gluten por celiaquía»—, porque son datos con protección reforzada que esta herramienta no trata de forma diferenciada.
Datos de salud
Esta aplicación no pide ni trata datos de salud ni de ninguna categoría especial (art. 9 del RGPD). Los campos de notas son texto libre: no escribas ahí alergias ni datos médicos — pasarían a estar especialmente protegidos sin que la aplicación lo tenga previsto.
Tus derechos
Acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad; el consentimiento se puede retirar. Contra los usos basados en interés legítimo puedes oponerte por motivos de tu situación particular. El responsable contesta en un mes (art. 12.3 del RGPD). Lo que una norma obliga a conservar no se borra: queda bloqueado (art. 32 de la LO 3/2018) hasta vencer su plazo, y la supresión hay que pedirla — no es automática. Si no te contestan o no estás conforme: Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es (art. 77 del RGPD).
Cómo ejercerlos:
Lo que esta aplicación no hace
No toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni elabora perfiles (art. 22 del RGPD).
Última actualización: Aplicación desarrollada por Ilya Labs. Describe cómo funciona la herramienta; no es asesoramiento jurídico y no sustituye al aviso propio del responsable, que puede tratar datos fuera de esta aplicación.